الأرشفة الإلكترونية
مع التزايد المستمر في حجم المؤسسات وما تحتوي عليه من مستندات ووثائق كثيرة في شتى المجالات، ورغبة هذه المؤسسات في تنظيم بياناتها بطريقة آلية مما يوفر كثيرًا من الوقت والجهد ويضمن لها الحفاظ على هذه البيانات، ظهرت الحاجة لوجود نظام متكامل يتولى القيام بجميع العمليات الخاصة بالتعامل مع البيانات آليًا، مثل الفهرسة والأرشفة والتلخيص والبحث والاسترجاع.

هناك الكثير من السلبيات المصاحبة لعملية التعامل اليدوي مع البيانات المكتوبة مثل إضاعة الوقت والجهد، حيث تظهر الإحصاءات أن مديري ورؤساء الشركات يهدرون حوالي مائة وخمسين ساعة سنويًا من وقتهم في البحث عن الوثائق، هذا إلى جانب النمو المتزايد في حجم الوثائق الورقية بنسبة عشرين بالمائة سنويًا. بالإضافة إلى ذلك، تعتبر عملية التعامل اليدوي مع البيانات عملية مكلفة، حيث ينفق الكثير من الأموال على شراء الورق وأدوات الكتابة، إلى جانب تكلفة صيانة الخزائن المحتوية على هذه الأوراق إذا وضعنا في الاعتبار كم الأوراق الهائل الذي تحتوي عليه المؤسسات. وعلاوة على ذلك، تنطوي عملية التخزين اليدوي للبيانات على مخاطر كثيرة مثل التعرض للضياع أو التلف وعدم سرية البيانات الهامة.
المواصفات الفنية في نظم الأرشفة الإلكترونية
- لتقنية المتقدمة في إدارة نظم الملفات الإلكترونية بحيث تكون الملفات في نظام الأرشفة الإلكترونية منظمة ومخزنة في مجلدات رئيسية ومجلدات فرعية .
- بقاء كل الملفات في أرشيف مركزي وذلك بالتنسيق مع الجهة المعنية على كيفية إنشاء الشجرة أو الهيكل التنظيمي على سبيل المثال: إنشاء الهيكل التنظيمي بالاعتماد على الإدارات والإدارات الفرعية .
- تقليل الوقت المستهلك في البحث عن الملفات.
- توفير مساحات أقل للتخزين.
- تأمين سرية وحماية للملفات مع المحافظة على أصولها بعد التعديل.
- استخدام قاعدة بيانات متميزة وذات كفاءة عالية مثال: MS SQL أو ORACLE
- استخدام صيغة للصور الضوئية بأقل حجم ممكن مثال للصور الممسوحة ضوئيا بالأبيض والأسود واستخدام JPEG للصور الملونة.
مميزات الأرشفة الإلكترونية
• سهولة تبادل المعلومات بين مستخدمي الأرشيف مع توفير الوقت مهما كان حجمها.
• انسيابية العمل داخل النظام بحيث تنتقل الوثائق عبر مراحل العمل بسلاسة.
• سهولة الاندماج مع تقنيات مختلفة مثل معالجات الصور والماسحات الضوئية.
• الحفاظ على السرية التامة للبيانات بحيث لا يطلع عليها إلا الشخص المصرح له بذلك.
• تأمين البيانات ضد أية مخاطر محتملة للأرشفة العادية.
• تصنيف الوثائق بطريقة تلاءم أسلوب العمل في المؤسسة وذلك باستخدام أنماط معدة لذلك.
• القدرة على التعامل مع كافة أنواع البيانات، سواء المنظمة أو غير المنظمة.
• إمكانية استخدام أساليب البحث المختلفة للعثور على البيانات المطلوبة وبأسرع وقت ممكن.
• استخدام تقنيات متقدمة مثل الفاكس والبريد الإلكتروني لتداول الوثائق بين المستخدمين.
لماذا يجب استخدام النظام؟

من المعروف أن عصر الأوراق المكتبية والمتابعات الروتينية قد انتهى، وبوجود التقنيات المتقدمة توفر علينا سهولة ودقة الوصول للمعلومة، من المعروف بأن أرشيف السنوات السابقة للشركات شبه معدوم ويصعب جداً الوصول اليه بالطرق التقليدية وذلك لكثرة الأوراق والفاكسات والإعتمادات الخطية التي نتداولها يومياً بين موظفي الشركات. ومن خلال هذا النظام أنت تنعم بالآمان والثقة المطلقة بأن جميع الأوراق والإعتمامدات البنكية والفاكسات وغيرها موجودة بأمان ومن خلال 3 حركات متتالية يمكنك الوصول الى ماتحتاجه ومن أي مكان بالعالم، هذا هو الرخاء المطلوب من التقنية وهكذا أنت بشركة ناجحة.
هل أنت فعلاً بشركة ناجحة؟ وهل انت مهتم بأرشيف الأوراق لديك، وهل تسعى الى النجاح أكثر وأكثر وتوفير وقتك ووقت موظفيك؟

آخر تحديث: الثلاثاء, 15 يونيو 2010 20:24
 

القائمة البريدية

اشترك معنا ليصلك كل جديد
البريد الإلكتروني